Любой бизнес процесс рано или поздно нуждается в описании. Это дает возможность наглядно посмотреть прибыльность и расставить приоритеты для дальнейшей работы, уделив внимание самым проблематичным участкам. Как бы то ни было, но на самом деле существует всего три способа описания бизнес-процессов, не оставляя без внимания детали.
Самый распространенный способ – это текстовый, когда каждый отдел составляет описание, а далее согласовывает его с юридическим ли другим отделом. Многим этот способ нравится за то, что можно получить всю информацию в форме текста, а значит, акцентироваться на нужных моментах. Но далеко не всегда сила слова может расставить приоритеты и грамотно предоставить описание бизнес-процессов . Тогда на помощь приходит графический метод. Особенно этот метод хорош тем, что позволяет представить всю информацию в виде сравнительной таблицы. Помимо прочего, сотрудники, которые ответственны за предоставление информации получают подробный пошаговый план, а значит, отчет будет содержать только факты. Многим такие отчеты кажутся более информативными. Так же можно сочетать текстовый и табличный вариант, когда текст является комментариями к определенным пунктам и графам таблицы.
Помимо прочего, документы, которые регламентируют внутреннюю работу учреждения и распорядок работы – это тоже описание бизнес процессов. Но, например для анализирования, а тем более для проведения аудита с целью оптимизации и оздоровления бизнеса, эти документы малоинформативны, так как не содержат информации и отчетности о проведенной работе.
Графический способ подачи информации хорош тем, что сразу дает визуальное представление о положении дел, при этом, учитывая разные методы, можно использовать такие соотношения как временной промежуток и объем продаж, временной промежуток и рост прибыли, объем продаж и рост прибыли. То есть можно наглядно увидеть, что, к примеру, увеличившийся объем продаж никак не повлиял на рост прибыли. И уже отсюда делать выводы и корректировать ситуацию. Так как правое полушарие мозга больше задействовано в работе, чем левое, то еще и поэтому графические изображения лучше воспринимаются, так как такого рода описание бизнес-процессов сразу переводится в образы.
Первое, что необходимо описать, это окружение с подробным указанием поставщиков и клиентов, при этом можно учитывать и так называемых внутренних поставщиков. К ним относятся сотрудники компании, так как они тоже принимают участие в процессе.
Для того чтобы подробно и качественно описать весь процесс вертикально, используется методика единого названия, что собственно и подразумевает под собой вертикаль. Этот метод приемлем, если весь бизнес построен по типу единого дерева.
Следует так же учитывать и не упускать из внимания классификацию входов и выходов, которые в свою очередь подразделяются на первичные вторичные. Это дает возможность не запутаться, так как в любом процессе существует множество входов и выходов. А предварительное разделение их согласно иерархии позволяет не перегружать описание и сделать его менее громоздким.
К первичному выходу относятся основной результат, то есть ради чего существует бизнес, первичный выход определяется целью и назначением бизнес-процесса . К вторичному выходу относят побочные продукты производства, которые приносят прибыль, но не являются основной целью. У первичному входу относят заказы клиентов и план закупок, а ко вторичному – все потоки объектов, которые обеспечивают нормальное функционирование процесса.
Источник: